Se suele decir, con razón, que el Estado es el mayor comprador de bienes y servicios, con montos cercanos a los S/. 20 mil millones por año. Puede ser que a ello se deba que impacten tanto en la opinión pública las noticias vinculadas a fallas, reales o aparentes, en sus contrataciones. Buena parte de estas “fallas” están relacionadas a procesos que se fraccionan para evitar pasar por más controles o dificultades, para no exhibir valores elevados de las adjudicaciones y por plazos de entrega o muy cortos o muy largos. Y claro, al detectarse conllevan las responsabilidades del caso.
Pero, ¿acaso es tan com- plicado comprar y contratar para el Estado? Por supuesto que la materia tiene grados de complejidad y requiere cierta especialización. Y por cierto, se requiere de un perfil bastante claro para el comprador que incluye cualidades vinculadas a su honestidad. También es verdad que la experiencia en la materia es central para evitar caer en errores comunes y, dado el monto de las adquisiciones anuales, debería invertirse más en la capacitación de los funcionarios. Pero si fuera tan especializado o imposible, nadie estaría vinculado a estos menesteres. Entonces, ¿qué recomendaciones pueden tenerse presentes para evitar estos errores comunes?
La planificación es clave. Todas las instituciones públicas adquieren o contratan básicamente lo mismo todos los años. Y es posible evitar las adquisiciones y contrataciones por desabastecimiento inminente que llevan a tramitar una exoneración.
La regla del 80/20 es aplicable: se suele decir que el 80% de lo que adquiere una entidad pública es comprado cada año regularmente y sólo un 20% son no sistemáticas. Otra regla no escrita es que todas las adquisiciones de bienes de capital deben convocarse antes de setiembre de cada año. En el caso de los servicios, lo recomendable es que puedan “comprarse” hasta noviembre.
Las especificaciones técnicas tienen que ser impecables. Cuando requerimos un bien o servicio, la determinación de lo que esperamos es central. Es muy importante que los usuarios determinen lo que necesitan y luego sean los “compradores” de la institución los que se encarguen de la adquisición. Lo más importante es que, salvo que se justifique por el objeto del contrato, como los casos de proveedor único, las especificaciones no mencionen una fabricación o procedencia determinada, o una marca, origen o producción determinada, pues ello podría favorecer a un proveedor y descartar a otros. La excepción está en que el bien o el servicio no pueda ser descritos de manera muy precisa sin usar uno de estos criterios, pero en ese caso se debe añadir la mención de “o equivalentes” para abrir paso a la competencia.
Una regla fundamental es analizar el mercado. Se debe indagar a través de potenciales postores los términos de referencia que ellos ofrecen, a fin de poder conocer cuál es el verdadero negocio de dichos proveedores, o dónde está su ganancia. Con dicha información, no sólo se pueden definir especificaciones técnicas que propicien la participación de los postores, sino que también ayuda a definir los parámetros mínimos y necesarios para satisfacer el requerimiento y reduzcan el precio. En resumen, hacer una compra eficiente. El quid del asunto es el estudio de mercado. Determinar el precio de un bien o servicio es el mayor dolor de cabeza del funcio- nario a cargo de comprar o contratar. Internamente, el dolor de cabeza viene a través de la presión de los usuarios que, generalmente, quieren un bien o servicio de última generación o más sofisticado de lo que la institución puede pagar. Por ello, investigar el mercado es una herramienta fundamental para fijar el precio y la realidad de lo que se puede adquirir.
Un buen estudio de mercado convoca a una cantidad de postores que permite obtener información suficiente para la toma de decisiones con el fin de precisar el bien o servicio. El estudio de mercado no sólo ayuda a fijar el precio referencial de una compra, sino que también retroalimenta las especificaciones técnicas. También puede ayudar a determinar si el presupuesto estimado será suficiente o si se requieren recursos adicionales para completar la dotación ideal.
Sin embargo, a veces no es tan importante fijar el precio del producto pues tienen tarifas o precios públicos, sino otros asuntos como la accesibilidad o puntos de servicio. Un ejemplo es la gasolina: el precio no puede ser fijado exactamente pero sí se puede demandar que el ofertante tenga X puntos de venta en Y kilómetros a la redonda de la institución.
Otro tema importante es determinar los potenciales stocks y tiempos de entrega. Así, el estudio de mercado informa qué hay en el mercado y, si se compra en grande, cuánto tiempo se requiere para que varios postores compitan. La hora de la verdad. Al momento de comprar hay que tener presente que aceptar la propuesta más barata no siempre es comprar bien. Puede ser en el caso de los lapiceros azules, pero no en el caso de autos pues podrían comprar en 100… pero el servicio técnico cuesta otros 100!
Por ello, siempre se pueden considerar otros criterios aparte del precio: técnicos, medioambientales, sociales, de calidad del servicio, garantía… Lo importante es que dichos criterios sean explicitados previamente a la adquisición, que estén relacionados al objeto del contrato y que puedan ser cuantificados objetivamente.
Algunos pensamientos finales. Un mecanismo que es útil para la institución así como para todos los ciudadanos es la publicación de las convocatorias, proveedores, requerimientos técnicos, entre otros, en los portales de transparencia. Es importante hacia adentro porque informa no sólo a los usuarios del bien o servicio, sino a las propias autoridades. Y hacia afuera por razones de control ciudadano y de información a potenciales interesados en ser proveedores.
El tema de la capacitación es central. Es importante que los compradores tengan mucha experiencia y entrenamiento, pero no sólo deben “saber” los especialistas. Para ser un buen usuario también se necesita conocer qué se puede esperar y los tiempos necesarios para obtenerlo. Por ello, las instituciones deben propiciar que sus profesionales conozcan de estos temas.
